Au cœur du business professionnel, les multiples systèmes d’encaissement et de gestion présents sur le marché constituent des pièces maîtresses pour suivre et optimiser l’activité commerciale. Au 1er janvier 2018, chaque professionnel assujetti à la TVA devra utiliser une caisse enregistreuse et un logiciel certifiés conformes par l’administration fiscale. Divers constructeurs proposent des solutions adaptées aux besoins et budgets, tout en se révélant évolutives. Nous faisons le point.
Changements de janvier 2018 : ce que dit la loi
Par Anthony Thiriet et Jean-Louis Denier, juriste d’entrepriseÀ compter du 1er janvier 2018, chaque restaurateur assujetti à la TVA devra utiliser un système d’enregistrement et de traitement des paiements des clients ayant obtenu une homologation par voie de certification. Cette nouvelle obligation légale participe de la lutte contre certaines fraudes utilisant l’outil informatique. La certification de l’informatique des paiements-clients permet de garantir que le système :
• retrace sincèrement les opérations d’encaissement, sans dissimulation ;
• satisfait à une série de conditions relatives aux données d’encaissement traitées, telles que leur inaltérabilité, leur sécurisation, leur conservation et leur archivage ;
• permet au Fisc d’y accéder et d’y évoluer aisément pour opérer ses vérifications.
Le respect de cette obligation sera vérifié dès le 1er janvier prochain par les agents du Fisc. Ils s’assureront que tout est aux normes lors de contrôles de comptabilité « classiques », avec préavis de passage ; mais ils pourront aussi réaliser des contrôles inopinés. Dans les 2 cas, ils vérifieront la cohérence entre le justificatif d’intervention et le système ou logiciel utilisé. En cas de régularité, des contrôles ultérieurs pourront être réalisés, notamment après l’installation d’un nouveau système ou d’une nouvelle version.
Absence de certification : attention aux déconvenues !
En cas d’irrégularité, l’entrepreneur aura 30 jours pour produire un justificatif ou se doter d’un matériel certifié, délai 
au-delà duquel il pourra lui être adressé une amende de 7 500 € ! Il existe un autre risque indirect : le rejet de toute la comptabilité. Le professionnel est tenu de présenter une comptabilité probante reposant sur des déclarations et des éléments cohérents et véridiques. Utiliser un système non certifié reviendra à ruiner, aux yeux du Fisc, la crédibilité de ladite comptabilité, lui fournissant alors l’opportunité de :
• la rejeter ;
• la remplacer par une autre, avec majoration du CA et des marges ;
• réclamer un impôt proportionnel (et donc supplémentaire) à cette majoration. Références : Texte de loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 (art. 88). * Doctrine fiscale : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 / BOI-CF-INF-20-10-20.
Face à ces évolutions, quelle(s) solution(s) choisir ?
Par Anthony Thiriet et Christel ReynaudPour ne pas vous faire avoir par la nouvelle réglementation, vous avez tout intérêt à vous rapprocher de vos fournisseurs, qui sauront juger si votre caisse enregistreuse peut être mise à jour ou si elle doit être renouvelée. Vous pouvez aussi être tenté, vu le contexte, par un changement de prestataire. Attention, dans ce cas : rechercher la caisse enregistreuse la moins chère n’es t pas forcément un bon plan ! Il importe avant tout que le système et le logiciel choisis répondent aux exigences opérationnelles et de gestion de votre affaire. Voici quelques références adaptées aux réalités d’aujourd’hui, présentées par leurs créateurs ou éditeurs. JDC : Des solutions dédiées, incluant des outils de gestion
« Selon la taille et les besoins de l’établissement, et à l’issue d’un audit, nous proposons une solution dédiée et 
conforme à la certification, comprenant le matériel et le logiciel », indique Michaël Rabut, responsable développement commercial chez JDC SA. « Depuis 20 ans, le matériel tactile est bien répandu et, aujourd’hui, les clients demandent, de plus en plus, à ajouter des éléments de gestion et de nouveaux services dans leur outil de caisse », précise-t-il en citant les statistiques de ventes, la gestion des prix multiples, la séparation de notes ou encore les connections d’options. Depuis plus de 2 ans, JDC vend surtout la Nova 15 et les tablettes professionnelles IQ se connectant à des imprimantes et IQ Pro se connectant à des télécommandes (pour la prise des commandes à table). « 80 % de la clientèle opte pour du matériel en location, avec un contrat de 3 ans », précise Michaël Rabut. JDC propose des offres dès 66 €/mois incluant le paramétrage, l’installation, la formation et la maintenance.
Aures Technologies : Pérennité et design esthétique et ergonomique
Pour Thomas Donnet, responsable grands comptes chez Aures Technologies, les professionnels se tournent de plus en plus vers des solutions pérennes. « Nos systèmes durent au moins 12 ans, et nous faisons évoluer les logiciels », précise-t-il. Les restaurateurs seraient, d’autres part, toujours plus attentifs à l’esthétique du système d’encaissement. « Nous ne privilégions pas que le design esthétique, mais aussi le design ergonomique et intelligent, en plus de la facilité d’utilisation et d’installation », poursuit Thomas Donnet.
Outre le révolutionnaire concept Swing, lancé sur le Sirha 2017, Aures Technologies a lancé le système Yuno intégré compact et multi-configurations, utilisable en support mural, sans son socle, ou sur mât, et qui ne craint pas les nuisances des environnements délicats (graisses, poussières, etc.), à partir de 1 370 € HT. Le système intégré tactile Sango, avec écran plat à LED, est quant à lui rattaché à un bras déporté en aluminium. 4 types de processeurs sont possibles, ainsi qu’une connectique multiple. Les 7 coloris modulables permettent d’adapter le système à l’identité visuelle de l’établissement.
Séquoiasoft : Une couverture de l’ensemble de l’activité
La société Séquoiasoft commercialise, de son côté, des logiciels pouvant être installés sur les terminaux points de vente tactiles Aures, Toshiba et Elo Touch, et sur le matériel de prise de commande à table par radio Orderman. « Avant d’acquérir une caisse enregistreuse, il est important de choisir un équipement informatique couvrant 
l’ensemble de l’activité quotidienne », insiste-t-on chez Séquoiasoft.
Signalés par Séquoiasoft, les autres éléments essentiels à prendre en compte sont :
• une saisie tactile rapide et intuitive ;
• la visualisation du détail des tables en cours de service (état d’avancée du repas des convives, temps d’attente des plats) ;
• et le module stock, idéal pour la gestion du bar, de la cave et du nombre de plats du jour disponibles.
Pour les indépendants, la société commercialise le logiciel Winrestau et propose une offre « spéciale ouverture » à 1 500 € HT (hors installation et formation) intégrant le logiciel, une caisse tactile Elo Touch et une imprimante ticket. Une offre locative mensualisée est aussi disponible.
La certification : qui, quoi, comment ?
• Le certificateur est soit l’éditeur du logiciel ou du système de caisse, soit un organisme accrédité (AFNOR - norme NF 525). 
• Le justificatif est soit un certificat délivré par l’organisme accrédité, soit une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel. Son contenu doit être conforme au modèle imposé par le Fisc (BOI-LETTRE-000242).
• Les systèmes concernés sont tous ceux visés par le droit de communication du Fisc (art. L. 96 J du Livre des procédures fiscales), y compris ceux développés en interne ou téléchargés librement.
• Les données concernées sont toutes celles qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une opération participant à la formation des résultats comptables et fiscaux ; et qui sont liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.
Simplicité et accompagnement, mots-clés des nouveaux acteurs
« Et si l’encaissement devenait simple ? » lance l’équipe de Tech Five, qui définit son outil comme « la nouvelle génération des systèmes d’encaissement, destinée à tous les professionnels ayant besoin d’efficacité et de simplicité ». Le groupe propose des tablettes Android, un TP et des logiciels Tech Five Manager intégrant le partage des notes et 
la gestion à distance. Sur le restaurant digital de Serbotel 2017, c’est Cashpad qui était présentée comme « la caisse nouvelle génération pour la restauration ». Cet autre fournisseur met en avant « la puissance et la souplesse d’une application iPad couplée à un boîtier réseau » pour une gestion « centralisée et intelligente » de la prise de commandes, de l’envoi en cuisine, de l’encaissement et des statistiques, consultables à distance. Dans sa communication, la jeune entreprise propose même aux restaurateurs de « transformer la prise de commandes et l’encaissement en leviers de chiffre d’affaires ». La jeune start-up Tiller, qui propose aussi une application mobile sur iPad permettant de commander et d’encaisser, met en avant les 200 fonctionnalités disponibles régulièrement mises à jour, de la réservation à la gestion du personnel, en passant par le plan de table. Une licence à 59 € par mois intègre les mises à jour et un service client adapté.
